Logiciel SIRH
à la carte

Définition : un Système d’Information Ressources Humaines est une suite qui englobe un ensemble de briques logicielles ou modules qui automatise les tâches liées à la gestion des ressources humaines.

En effet, un logiciel RH permet d’optimiser la gestion des principales fonctions RH et d’améliorer l’administration du personnel par l’automatisation des processus manuels et la dématérialisation RH. Les fonctions sont classées sous deux grandes familles : Gestion Administrative du personnel et Gestion des talent.

1. Gestion administrative du personnel

   La gestion administrative est une partie intégrante du quotidien du service ressources humaines. Elle inclut ainsi la centralisation des documents et la gestion des demandes à la RH (attestation, fiche de paie…), des notes de frais, des congés et des absences, etc
   Un SIRH permet de :

   • Centraliser toutes les données RH dans un socle RH unique
   • Générer les documents
   • Signer en ligne les documents
   • Établir des rapports
   • Simplifier la formulation et le traitement des demandes de congés et des notes de frais

2. Gestion des talents

   Grâce à un logiciel RH, le service ressources humaines peut établir des référentiels de compétences détaillés pour chaque collaborateur afin d’optimiser et de personnaliser les plans de formation. En plus de la formation, cette catégorie englobe le recrutement, l’évaluation et la gestion de carrière.

   Adopter une solution RH permet de :

   • Organiser les campagnes de recrutement
   • Cartographier les compétences des collaborateurs afin de construire une vision globale et stratégique à court et moyen terme
   • Préparer et suivre les entretiens (Individuels, annuels, professionnels, bilan à 6 ans…)
   • Évaluer les besoins de formation et partager le catalogue de formation avec les employés
   • Élaborer des plans de développement des compétences

« Le talent management est le premier gage de la santé d’une entreprise sur le long terme », Jean-Paul Charlez, Président National de l’ANDRH.

Les avantages d’un logiciel GRH sont nombreux et indéniables. Grâce à la mise en place d’une application rh, la RH gagne du temps sur l’exécution des tâches et améliore l’efficacité de la gestion des ressources humaines. Les principaux avantages du outil RH sont l’optimisation des processus rh et l’automatisation des missions répétitives et fastidieuses consommatrices de temps. Ces dernières empêchent les responsables RH de se concentrer sur les défis stratégiques.
La mise en place d’un logiciel SIRH dans une entreprise offre plusieurs avantages :

1. Gain de temps

   L’utilisation d’une solution RH simplifie considérablement la gestion du capital humain. En effet, après sa mise en place, l’entreprise constate rapidement un gain de temps dans l’exécution des tâches RH grâce à l’automatisation des processus. Le logiciel de gestion du personnel permet de récupérer du temps sur les tâches quotidiennes et de le consacrer sur des missions à forte valeur ajoutée tel que le développement des talents.

2. Amélioration de la productivité RH

   Un logiciel RH permet de réduire la charge de gestion partagée par le service ressources humaines et la direction. Automatisation des processus rh, gestion des workflows…le service RH est moins sollicité et se dégage du temps pour les tâches statégiques. Ue solution de gestion du personnel présente également l’avantage de la fiabilité des données RH. En effet, la digitalisation RH permet d’éviter les saisies manuelles ou les doubles saisies et réduit fortement le risque d’erreur. 

3. Renforcement de la transition numérique

   Longtemps crainte, la dématérialisation RH des documents et des processus apparaît aujourd’hui non seulement comme une solution d’avenir, mais comme une nécessité. Une solution RH stimule la numérisation au sein de l’entreprise grâce à la signature électronique, la génération de contrats, bulletin de paie électronique, coffre-fort numérique etc. Une plateforme RH soutient ainsi l’organisation pour atteindre l’objectif « zéro papier ».

4. Simplification du reporting RH

   Un logiciel RH permet non seulement de centraliser toutes les données des collaborateurs mais aussi de les intégrer automatiquement dans des tableaux de bord RH personnalisés.

   En effet, l’application RH HRMAPS comporte un outil d’analyse RH. Il transforme les grands volumes de données complexes en des tableaux de bord RH pertinents afin de suivre et analyser efficacement les performances et le développement des RH. La gestion automatisée des indicateurs économiques et sociaux permet de générer en quelques clics le bilan social, la BSI, la BDESE et les index de l’égalité professionnelle.

5. Circulation de l’information

   Un outil RH permet, à tout moment, de rendre accessibles des données aux employés concernés. De ce fait, chaque collaborateur accède de manière autonome et en quelques clics, à son espace personnel qui contient ses documents administratifs, son solde de congés, ses notes de frais…

Le choix d’une solution RH est une étape cruciale pour les ressources humaines qui doit être mûrement réfléchi. Face à la multitude des outils SIRH sur le marché, le choix d’un logiciel RH doit se faire sur la base des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Ci-dessous 3 étapes à suivre pour choisir le bon logiciel de gestion RH :

1. Étape1 : Analyse de l’existant / Bilan de l’entreprise

   L’analyse de l’existant est la première étape du processus de choix d’un logiciel gestion ressources humaines. Cette étape consiste, en premier lieu, à établir un bilan de l’ensemble des données structurelles de l’entreprise et des logiciels existants. Il convient également de considérer le nombre des collaborateurs pour pouvoir par la suite choisir la solution RH la plus appropriée.
   Dans un second lieu, l’organisation est appelée à déterminer les acteurs qui participeront à la mise en place du logiciel SIRH afin de comprendre les forces et les pistes d’amélioration de l’organisme.

2. Étape 2 : Identification et hiérarchisation des besoins RH

   Il est important d’identifier les principaux besoins RH, cela permet de choisir une solution SIRH qui répond parfaitement aux exigences de l’entreprise. À ce stade, il est possible de revenir vers les managers et les collaborateurs pour avoir leurs retours sur la situation actuelle de l’entreprise et sur les apports attendues d’un logiciel de gestion de ressources humaines. De même, tous les employés peuvent exprimer leurs besoins, leurs attentes, les limites des processus RH actuels, et mettre en lumière les axes d’améliorations possibles.
   Les besoins identifiés seront listés et hiérarchisés pour les comparer ensuite aux principales fonctions qu’offre les logiciels de gestion RH du marché et à la valeur ajoutée qu’ils apportent à l’entreprise.

3. Étape 3 : Comparer les différents logiciels de gestion des ressources humaines

   Enfin, la comparaison des différentes solutions RH est la dernière étape du processus. Il s’agit essentiellement de comparer les besoins détectés aux fonctionnalités offertes par le logiciel RH en question.
   Pour rationaliser la décision, il convient de prendre en considération les critères suivants :

   • La compatibilité de la solution RH avec les systèmes d’information (ou logiciels) existants / ERP RH au sein de l’entreprise
   • L’existence d’un support technique / support client pour l’aide à l’utilisation du logiciel RH
   • Inclusion des mises à jour et des montées de version pour un outil RH en mode SaaS
   • L’adéquation du système d’information des ressources humaines aux dernières réglementations de protection des données

En résumé, le choix d’un outil RH dépend de chaque entreprise et de ses besoins identifiés comme prioritaires. Par conséquent, une évaluation est nécessaire pour trouver le logiciel gestion ressources humaines le plus approprié et le plus compatible avec son budget.

Le coût du logiciel ressource humaine HRMAPS se divise sur deux grandes parties, la première est dédiée à l’abonnement à la solution RH HRMAPS et la deuxième au déploiement du logiciel RH et à la formation des administrateurs. Par ailleurs, il convient de noter que la formation des managers et des collaborateurs à l’utilisation de l’outil SIRH de l’entreprise revient aux administrateurs qui sont les plus à même de le faire compte tenu de leur connaissance des contingences et culture de l’entreprise.

Coût SIRH : comment le calculer ?

Le coût du logiciel ressource humaine varie également en fonction du nombre de modules souhaités ainsi que du nombre des utilisateurs.
Pour toute autre information demandez un devis (ici).

Il convient de noter que la mise en œuvre d’une solution de gestion RH permet de réduire les coûts et donc de réaliser des économies. Comprendre la rentabilité du projet SIRH permet de justifier l’investissement. Mais comment évaluer le ROI (retour sur investissement) d’un logiciel RH ? En termes de quantité ou de qualité ? Quels indicateurs devraient être développés ?

1. Choix des bons KPIs

   Mesurer le ROI du projet SIRH nécessite une sélection bien étudiée des indicateurs clé de performance. Les KPIs sont personnalisables, spécifiques et varient selon l’entreprise. Par conséquent, les organisations doivent définir leurs KPIs en tenant compte de leurs propres problématiques et contingences préalablement définies et des objectifs visés.

2. Collecte et l’analyse de données

   Une fois les KPIs définis, le travail de collecte et de centralisation des données démarre. Les données vont faire l’objet d’une analyse afin que la RH puisse en tirer des constats et des recommandations. Le but est de déterminer le ROI de l’application RH. L’entreprise a intérêt à mesurer l’efficacité des processus et à identifier également les faiblesses. Cela lui permettra, par la suite, de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue et de prendre les bonnes décisions pour avancer.

L’adoption d’un logiciel ressource humaine représente un investissement pour l’entreprise. Il est donc essentiel de mesurer son ROI et d’évaluer au mieux les bénéfices générés par cet investissement.
Le projet SIRH englobe généralement plusieurs sous-projets dans différents domaines fonctionnels des ressources humaines, par exemple la gestion des salaires, la gestion du temps et des activités, la formation, la GPEC, le recrutement, etc.. Le point d’intersection de ces domaines est la base de données des employés. Celle-ci permet d’éviter la surcharge d’informations et les processus transversaux entre les domaines.
Ci-dessous 5 conseils pour réussir la mise en place SIRH :

1. Écarter l’approche systémique et prévoir son projet de déploiement SIRH très en amont

   Par où commencer et où aller ? Quelle est la situation actuelle de l’entreprise ? Quels nouveaux objectifs à fixer ?
   Avant que le lancement et l’implantation d’un outil RH ne démarrent, une ou plusieurs études de cadrage (audits techniques, fonctionnels, etc.) doivent être menées pour s’assurer que la plateforme RH répond à des besoins réels et clairement définis et qu’il est compatible avec les ressources financières de l’entreprise.

2. Garder les compétences disponibles en internes

   Dans certains cas, l’externalisation de tout ou partie du logiciel SIRH peut conduire à un échec. Les projets peuvent être structurés même en utilisant des sociétés de services externes mais la nomination d’un « chef de projet interne » est absolument requise.
   L’une des causes courantes d’échec ou de retard est le manque de disponibilité des ressources internes. Une fois le projet de déploiement achevé, l’entreprise doit pouvoir également s’appuyer sur des ressources « internes » impliquées pour assurer son autonomie.

3. Faire en sorte que toutes les parties prenantes de l’organisation soient impliquées

   La DRH ne peut mener seule son projet SIRH. Il est, en effet, recommandé d’impliquer la direction informatique et les cadres supérieurs. L’utilisation des technologies web ou SaaS, nécessite le recours aux compétences techniques au sein de l’entreprise.

4. Bien définir les priorités pour la mise en place de la solution RH

   Par où commencer dans le projet de déploiement SIRH ? Par le déploiement d’un module recrutement ou gestion de carrière ou encore formation ? Ils sont tous essentiels ! Dans ce cas, il est recommandé de privilégier la mise en place de nouveaux process nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Le but est de ne pas bousculer les processus qui fonctionnement mais de combler les manques avant de faire évoluer les existants.
   Ainsi, la modification des process qui fonctionnent, même s’ils sont encore en version papier, n’est donc pas la priorité, mais ce sont des chantiers très importants à ne pas négliger.

5. Piloter des actions de changement pour l’appropriation du logiciel RH

   Comme pour tous les projets informatiques, la mise en œuvre d’une application RH ne doit pas enfreindre une règle d’or : signaler, communiquer et partager les changements avec tous les collaborateurs de l’entreprise. Et ce, quelle que soit leur position hiérarchique.