SIRH à la carte

Un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) est un système qui englobe un ensemble de briques logicielles ou modules qui automatise les tâches liées à la gestion des ressources humaines.

Un logiciel RH permet d’optimiser la gestion des principales fonctions RH par l’automatisation et la dématérialisation des processus manuels. Les fonctions sont classées sous deux grandes familles : Gestion Administrative et Gestion des talent.

1. Gestion administrative

   La gestion administrative est une partie intégrante du quotidien de la RH. Elle inclut la centralisation des documents et la gestion des demandes à la RH (attestation, fiche de paie…), des notes de frais, des congés et des absences, etc
   Un SIRH permet de :

   • Centraliser toutes les données RH
   • Générer les documents
   • Établir des rapports
   • Simplifier la formulation et le traitement des demandes de congés et des notes de frais
   • Signer en ligne les documents

2. Gestion des talents

   Grâce à un logiciel RH, les RH peuvent établir des référentiels de compétences détaillés pour chaque collaborateur afin d’optimiser et de personnaliser les plans de formation. En plus de la formation, cette catégorie englobe le recrutement, l’évaluation et la gestion de carrière.

   Adopter une solution RH permet de :

   • Organiser les campagnes de recrutement
   • Cartographier les compétences des collaborateurs pour avoir une vision globale et stratégique à court et moyen terme
   • Préparer et suivre les entretiens (Individuels, annuels, professionnels, bilan à 6 ans…)
   • Évaluer les besoins de formation et partager le catalogue de formation avec les employés
   • Élaborer des plans de développement des compétences

« Le talent management est le premier gage de la santé d’une entreprise sur le long terme », Jean-Paul Charlez, Président National de l’ANDRH.

La mise en place d’un SIRH permet à la RH de gagner du temps sur l’exécution des tâches et d’améliorer son efficacité. Le principal avantage consiste à automatiser les missions répétitives et fastidieuses consommatrices de temps. Ces dernières empêchent les responsables RH de se concentrer sur les défis stratégiques.
La mise en place d’un SIRH au sein d’une entreprise offre plusieurs avantages :

1. Gain de temps

   L’utilisation d’une solution RH simplifie considérablement la gestion du capital humain. En effet, après sa mise en place, l’entreprise constate rapidement un gain de temps dans l’exécution des tâches RH grâce à l’automatisation des processus. Celle-ci permet de récupérer du temps sur les tâches quotidiennes et de le consacrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

2. Amélioration de la productivité RH

   Un logiciel RH permet de réduire la charge de gestion partagée par l’équipe RH et la direction. Il présente également l’avantage de la fiabilité. En effet, une administration automatisée permet d’éviter les saisies manuelles ou les doubles saisies et réduit fortement le risque d’erreur.

3. Renforcement de la transition numérique

   Longtemps crainte, la dématérialisation des documents et des processus RH apparaît aujourd’hui non seulement comme une solution d’avenir, mais comme une nécessité. Une solution RH stimule la numérisation au sein de l’entreprise via la signature électronique, la génération de contrats, bulletin de paie électronique, coffre-fort numérique etc. Un logiciel RH soutient ainsi l’organisation pour atteindre l’objectif « zéro papier ».

4. Simplification du reporting

   Un logiciel RH permet de centraliser toutes les données des collaborateurs et de les intégrer automatiquement dans des tableaux de bord personnalisés.
   HRMAPS transforme les grands volumes de données complexes en des tableaux de bord pertinents pour suivre et analyser efficacement les performances RH. La gestion automatisée des indicateurs économiques et sociaux permet de générer en quelques clics le bilan social, la BSI, la BDESE et les index de l’égalité professionnelle.

5. Circulation de l’information

   Un logiciel RH permet, à tout moment, de rendre accessibles des données aux employés concernés. En quelques clics, chaque collaborateur accède de manière autonome à son espace personnel qui contient ses documents administratifs, son solde de congés, ses notes de frais…

Le choix d’une solution RH est une étape cruciale pour les ressources humaines qui doit être mûrement réfléchi. Face à la multitude de solutions sur le marché, le choix d’un logiciel RH doit se faire sur la base des besoins spécifiques de chaque entreprise.
Ci-dessous 3 étapes à suivre pour choisir la bonne solution :

1. Etape1 : Analyse de l’existant / Bilan de l’entreprise

   L’analyse de l’existant est la première étape du processus de choix d’une solution RH. Cette étape consiste, en premier lieu, à établir un bilan de l’ensemble des données structurelles de l’entreprise et des logiciels existants. Il convient également de considérer le nombre des collaborateurs pour pouvoir par la suite choisir la solution RH la plus appropriée.
   Dans un second lieu, l’organisation est appelée à déterminer les acteurs qui participeront à la mise en place du SIRH. Le but est de comprendre les forces et les pistes d’amélioration de l’organisme.

2. Etape 2 : Identification et hiérarchisation des besoins RH

   Il est important d’identifier les principaux besoins RH, cela permet de choisir un logiciel qui répond parfaitement aux exigences de l’entreprise. À ce stade, il est possible de revenir vers les managers et les collaborateurs pour avoir leurs retours sur la situation actuelle de l’entreprise. Tous les employés peuvent exprimer leurs besoins, leurs attentes, les limites des processus actuels, et mettre en lumière les axes d’améliorations possibles.
   Les besoins identifiés seront listés et hiérarchisés pour les comparer ensuite aux principales fonctions qu’offre les logiciels de gestion RH du marché et à la valeur ajoutée qu’ils apportent à l’entreprise.

3. Etape 3 : Comparer les différentes solutions SIRH

   La comparaison des différentes solutions est la dernière étape du processus. Il s’agit de comparer les besoins détectés aux fonctionnalités offertes par le logiciel en question.
   Pour rationaliser la décision, il convient de prendre en considération les critères suivants :

   • La compatibilité de la solution RH avec les systèmes d’information (ou logiciels) existants au sein de l’entreprise
   • L’existence d’un support technique / support client
   • Inclusion des mises à jour et des montées de version
   • L’adéquation de la solution aux dernières réglementations de protection des données

En résumé, le choix d’une solution RH dépend de chaque entreprise et de ses besoins identifiés comme prioritaires. Par conséquent, une évaluation est nécessaire pour trouver la solution la plus appropriée et la plus compatible avec son budget.

Le coût de la solution HRMAPS se divise sur deux grandes parties, la première est dédiée à l’abonnement à la solution HRMAPS et la deuxième au déploiement du logiciel et à la formation des administrateurs. Il convient de noter que la formation des managers et des collaborateurs de l’entreprise revient aux administrateurs qui sont les plus à même de le faire compte tenu de leur connaissance des contingences et culture de l’entreprise.
Le coût du SIRH varie également en fonction du nombre de modules souhaités ainsi que du nombre des utilisateurs.
Pour toute autre information demandez un devis (ici).

Il convient de noter que la mise en œuvre d’une solution de gestion RH permet de réduire les coûts et de réaliser ainsi des économies. Comprendre la rentabilité du projet SIRH permet de justifier l’investissement. Mais comment évaluer le ROI (retour sur investissement) de tels projets ? En termes de quantité ou de qualité ? Quels indicateurs devraient être développés ?

1. Choix des bons KPIs

   Mesurer le ROI du projet SIRH nécessite une sélection bien étudiée des indicateurs clé de performance. Les KPIs sont personnalisables, spécifiques et varient selon l’entreprise. Par conséquent, les organisations doivent définir leurs KPIs en tenant compte de leurs propres problématiques et contingences préalablement définies et des objectifs visés.

2. Collecte et l’analyse de données

   Une fois les KPIs définis, le travail de collecte et de centralisation des données démarre. Les données vont faire l’objet d’une analyse afin d’en tirer des constats et des recommandations pour déterminer le ROI du projet. L’entreprise a intérêt à mesurer l’efficacité des processus et à identifier les faiblesses. Cela lui permettra de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue et de prendre les bonnes décisions pour avancer.

L’adoption d’un SIRH représente un investissement pour l’entreprise. Il est donc essentiel de mesurer son ROI et d’évaluer au mieux les bénéfices générés par cet investissement.
Le projet SIRH englobe généralement plusieurs sous-projets dans différents domaines fonctionnels des ressources humaines : salaires, gestion du temps, activités, formation, GPEC, recrutement, etc. Le point d’intersection de ces domaines est la base de données des employés, celle-ci permet d’éviter la surcharge d’informations et les processus transversaux entre les domaines.
Ci-dessous 5 conseils pour réussir la mise en place de son SIRH :

1. Ecarter l’approche systémique et prévoir son projet SIRH très en amont

   Par où commencer et où aller ? Quelle est la situation actuelle de l’entreprise ? Quels nouveaux objectifs à fixer ?
   Avant le lancement et l’implantation du SIRH, une ou plusieurs études de cadrage (audits techniques, fonctionnels, etc.) doivent être menées pour s’assurer que le SIRH répond à des besoins réels et clairement définis et qu’il est compatible avec les ressources financières de l’entreprise.

2. Garder les compétences disponibles en internes

   Dans certains cas, l’externalisation de tout ou partie du SIRH peut conduire à un échec. Les projets peuvent être structurés même en utilisant des sociétés de services externes mais la nomination d’un « chef de projet interne » est absolument requise.
   L’une des causes courantes d’échec ou de retard est le manque de disponibilité des ressources internes. Une fois le projet achevé, l’entreprise doit également s’appuyer sur des ressources « internes » impliquées pour assurer son autonomie.

3. Faire en sorte que toutes les parties prenantes de l’organisation soient impliquées, sans se limiter aux RH

   La DRH ne peut mener seule son projet SIRH, il est, en effet, recommandé d’impliquer la direction informatique et les cadres supérieurs. L’utilisation des technologies web ou SaaS, nécessite le recours aux compétences techniques au sein de l’entreprise.

4. Bien définir les priorités

   Par où commencer ? Par le déploiement d’un module recrutement ou gestion de carrière ou encore formation ? Ils sont tous essentiels ! Dans ce cas, il est recommandé de privilégier la mise en place de nouveaux process nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Le but est de ne pas bousculer les processus qui fonctionnement mais de combler les manques avant de faire évoluer les existants.
   Ainsi, la modification des process qui fonctionnent, même s’ils sont encore en version papier, n’est donc pas la priorité, mais ce sont des chantiers très importants à ne pas négliger.

5. Piloter des actions de changement

   Comme pour les projets informatiques, la mise en œuvre du SIRH ne doit pas enfreindre une règle d’or : signaler, communiquer et partager les changements avec tous les collaborateurs de l’entreprise. Et ce, quelle que soit leur position hiérarchique.