Comment créer un efficace référentiel de compétences pour votre entreprise ?

Dans un monde en constant changement, monter en compétence ou faire monter en compétences les collaborateurs n’est plus une option. Former les collaborateurs tout au long de leur parcours est désormais indispensable pour les entreprises.

Mais comment déterminer réellement les compétences à développer pour chaque employé ? Nous avons la solution pour vous : le référentiel de compétences.

Le référentiel de compétences devient un outil de management indispensable dans chaque service RH. En tant que responsable des ressources humaines, vous disposez de ce moyen pour gérer les carrières, les talents et les compétences stratégiques de l’entreprise.

Comprendre le rôle et l’importance d’un référentiel de compétences

Face à l’évolution des métiers et à la mobilité des employés, il convient de proposer des formations favorisant à la fois leur épanouissement professionnel et garantissant de meilleures performances pour l’entreprise.

Pour y parvenir, le référentiel de compétences fait partie des outils à développer. Il permet à l’entreprise de connaitre son patrimoine de compétences. Il s’agit d’évaluer et ainsi valoriser le capital humain de l’entreprise. Cette démarche permet d’accélérer la montée en compétences des collaborateurs.

Étape 1 : Identifier les compétences essentielles pour votre entreprise

La pertinence d’un référentiel de compétences ne dépendra que d’une chose : la bonne identification des compétences clés de l’entreprise.

Il existe plusieurs méthodes pour identifier les soft-skills que possèdent chaque collaborateur et ceux à améliorer. Nous recommandons le 360 Feedback, une évaluation basée sur les retours anonymes de la part de plusieurs acteurs, y compris les pairs, les collègues ou les supérieurs hiérarchiques. L’utilisation d’un questionnaire permet d’évaluer les compétences de chaque collaborateur. Les retours anonymes permettent également d’obtenir des feed-back transparents, ce qui facilite l’identification des axes d’amélioration.

Comment déterminer les compétences clés de votre entreprise ?

Dans le succès de toute entreprise réside la capacité à identifier et à gérer les compétences essentielles où les défis et les opportunités se renouvellent constamment. Pour qu’une entreprise reste compétitive sur le marché actuel, il est essentiel de développer les compétences clés mais d’abord il faut les identifier.

La distinction entre compétences techniques et compétences comportementales

Ces types de compétences sont les plus connues, il s’agit des compétences techniques et des compétences comportementales.

Dans un monde en perpétuel mouvement, où les compétences techniques évoluent tellement vite qu’elles exigent d’être accompagnée par de multiples compétences comportementales. Voyons la différence entre ces deux types !

Les compétences comportementales, aussi appelées Soft skills, sont généralement liées à la personnalité tel que l’intelligence relationnelle ou émotionnelle, les qualités interpersonnelles, et la communication. Ainsi, elles font référence aux différents savoir-être que devrait posséder un collaborateur. Ces aptitudes varient d’une personne à une autre et sont susceptibles de changer au fil du temps.

En revanche, les compétences techniques ce sont des savoirs faire, qui s’acquièrent souvent grâce à la formation initiale ou continue voire à l’expérience,… Il s’agit aussi de « savoir-faire » parce que ces compétences produisent des résultats concrets, observables et donc plus faciles à évaluer !

Étape 2 : Structurer votre référentiel de compétences

Pour mieux gérer les différents talents dans une entreprise, tout d’abord, il faut structurer le référentiel de compétences. Créer un référentiel de compétence demande du temps et une méthode bien précise.

Déterminer l’objectif du référentiel de compétences

Régulièrement, les services RH se lancent dans la construction d’un référentiel de compétences sans même avoir défini un objectif bien précis. Cependant, il est important de définir en amont des objectifs clairs avant de se lancer pour réellement décrire le périmètre sur lequel l’entreprise va travailler.

En général, il faut définir les premiers métiers et postes sur lesquels il est souhaitable de travailler. Une fois ce travail accompli et les résultats obtenus, il est possible d’élargir le projet à d’autres métiers.

Faire un bilan de toutes les compétences

Pour réussir le bilan des compétences, il faut à la base, avoir un inventaire exhaustif de compétences. Ainsi, il faut commencer par référencer les compétences existantes dans l’entreprise. Puis, à travers différents outils comme l’observation sur le terrain ou encore des séances de brainstorming, il faut relever les compétences et aptitudes nécessaires qui n’ont pas été citées ou qui ne sont pas explicitement identifiables.

Être précis

Une compétence doit être évaluée en fonction d’un niveau : notions, autonomie, maîtrise, expertise… il convient que pour chaque compétence, le niveau de maîtrise soit précisé et ce en fonction des postes. En effet, pour 2 métiers différents, une compétence avec un niveau faible peut être acceptée pour l’un et inacceptable pour l’autre. Cela dépend des requis sur la fonction ou le poste en question et exigera donc, les plans de formations adéquats.

Comment catégoriser et organiser les compétences dans votre référentiel ?

Il est important de maintenir le référentiel à jour et de savoir quelles compétences sont les plus importantes. Une fois cette règle établie, il est temps d’organiser le référentiel de compétence en les classant soit par ordre alphabétique soit par leur degré d’importance. Pour chaque compétence mentionnée, il faut une description précise, pour éviter tout malentendu de compréhension. Dans ce sens, le référentiel de compétences devient un vrai annuaire de compétences au sein d’une structure, disponible pour chaque métier.

Étape 3 : Impliquer les collaborateurs dans le développement du référentiel

Selon une étude menée par HBR : « Une plus grande implication des collaborateurs, autrement dit la force du lien mental et émotionnel qu’un collaborateur ressent vis-à-vis de son travail, a de nombreuses conséquences positives, notamment une baisse du stress, une meilleure santé, une plus grande satisfaction professionnelle ainsi qu’une hausse de la productivité, de la fidélité et de la rentabilité », ce qui prouve que l’implication des collaborateurs est très importante lors du développement du référentiel puisque ce sont les plus à même de connaitre leurs compétences et leurs besoins. En les impliquant, il est possible d’obtenir des informations précieuses sur les compétences maîtrisées et celles à développer.

La participation des employés à la création du référentiel

Inclure les employés dans ce process offre plusieurs avantages. Tout d’abord, cela peut contribuer à cultiver un sentiment d’implication au sein de l’entreprise. De même, ils ont la possibilité d’apporter leur point de vue quant aux compétences qu’ils estiment importantes pour leur développement professionnel et pour le succès global de l’entreprise.

Cet engagement des collaborateurs permet également de bâtir une culture d’entreprise qui encourage la communication et d’être sur la même longueur d’onde. Cela permet d’augmenter la productivité.

De plus, plus les employés se sentent écoutés plus ils sont heureux, plus précisément lorsqu’ils sentent que leur avis compte. Selon une étude menée par Harvard et le MIT, les collaborateurs heureux au travail affichent une productivité 31 % supérieure, ont tendance à être moins souvent absents pour cause de maladie et sont plus impliqués dans leur travail.

Étape 4 : Assurer la mise à jour et l’évolution du référentiel

Vu le constant besoin d’évolution des compétences des collaborateurs, le référentiel de compétences, à son tour, se positionne comment étant l’instrument de stratégie RH par excellence, à une seule condition qu’il soit mis à jour régulièrement afin de suivre l’évolution des connaissances et des compétences de chaque employé.

Les meilleures pratiques pour maintenir à jour votre référentiel de compétences

Garantir la mise à jour du référentiel repose sur plusieurs techniques. Elle peut s’effectuer à partir d’un fichier Excel. Cependant, le référentiel de compétences devrait être également et directement créé dans un logiciel SIRH. Sa maintenance est alors plus flexible et moins chronophage que celle d’un fichier Excel. Cette agilité est appréciée dans le cas où les métiers évoluent vite et doivent s’adapter pour le bon développement de l’entreprise.

Utiliser votre référentiel de compétences de manière stratégique

Le référentiel de compétences est en particulier mis en place lors de la création d’une démarche GEPP pour manager les compétences et anticiper les besoins à venir dans une entreprise. En effet, il sert à l’élaboration d’un plan d’action ajusté afin de répondre à ce besoin. Pour y réussir, se doter d’un logiciel SIRH est la meilleure solution pour une bonne utilisation du référentiel de compétences. Il permet de :