Comment réussir la mise en place d’un SIRH ?

La mise en place d’un SIRH semble devenir une nécessité dans une entreprise ayant besoin de faire de son capital humain, un véritable moteur de développement.

La digitalisation de l’entreprise oblige de nombreux départements à réfléchir à des solutions RH pérennes, comme un SIRH. Malheureusement, nombreuses sont les entreprises qui ont rencontré des obstacles lors de la mise en place d’un SIRH et ont été contraintes de s’y prendre autrement voire de l’abandonner. Quelles sont les erreurs à éviter ? Quelle méthodologie de mise en place d’un SIRH pour en faire un projet adopté par tous ?

1. Identifier les besoins pour la mise en place d’un SIRH

Les avantages d’un SIRH ne sont plus à décrire. Entre gain de temps pour se consacrer aux missions à forte valeur ajoutée, accompagnement des équipes dans leur carrière, allié des managers pour une meilleure évaluation des équipes… le SIRH s’apparente comme l’outil incontournable de l’entreprise de demain.

Toutefois, à ce stade et pour bien le choisir, il est capital d’identifier les besoins que l’on souhaite voir satisfaire. C’est donc la première étape lors de la mise en place d’un SIRH. Il ne faut pas oublier que ces besoins peuvent émaner aussi bien de la DRH que des managers ou encore des collaborateurs.

C’est pour cela, qu’il faut considérer la mise en place d’un SIRH comme un projet collaboratif avant toute chose. Un projet qui permettra aux équipes de coopérer et de mieux travailler ensemble. Il est important de questionner les utilisateurs finaux sur leurs besoins afin d’être plus proche de leurs attentes et favoriser l’adoption du SIRH.

2. Impliquer les équipes pour la prise en main de l’outil

Pour garantir la réussite du projet SIRH, il faut avant toute chose avoir la motivation et l’engagement de ses utilisateurs. L’idéal est de les impliquer dès le début, en amont de son implémentation. Il est aussi question du soutien de la Direction Générale car il est fondamental de les impliquer et de communiquer avec eux, régulièrement.

Créer une équipe projet permet aussi de garantir la solidité du projet. Il est important de dédier une petite équipe qui aura en charge le projet de A à Z, dès l’élaboration du cahier des charges jusqu’au déploiement. Cette équipe doit disposer des savoir-faire nécessaires pour mener à bien le projet. En effet, la mise en place d’un SIRH nécessite des connaissances aussi bien techniques, légales qu’opérationnelles.

3. Etablir un budget et un rétroplanning pour la mise en place d’un SIRH

Au moment de la compréhension du besoin, il semble indispensable également de réfléchir au budget alloué. L’équipe projet se chargera du respect du budget déjà établi par l’équipe SIRH en amont. Beaucoup d’entreprises commettant l’erreur de ne pas le fixer, finissent avec des incertitudes qui freinent l’investissement.  Il faut fixer le budget et le rétroplanning bien avant de décider de la solution SIRH à adopter.

4. Choisir le SIRH le mieux adapté

Il existe de nombreux modèles de SIRH tous aussi intéressants les uns que les autres. Mais l’idée est de trouver le meilleur SIRH qui s’adapte aux besoins de l’entreprise. En réalité, ce choix peut se faire plus aisément, une fois les besoins identifiés et le projet cadré.

Il faut savoir que la plupart des SIRH comme HRMAPS permettent de créer un SIRH sur-mesure, en fonction des attentes. Il doit s’intégrer facilement au système d’information, il doit être facile à prendre en main et surtout favoriser les échanges d’informations internes.

5. Bien communiquer en interne

Il faut communiquer sur le système d’information de gestion des ressources humaines avant le projet, pendant le projet et après le projet. Quand on parle de « Communiquer », cela signifie informer, répondre aux questions, mais aussi rassurer sur le process de digitalisation des RH. La transformation digitale de la DRH ne doit pas être vécue comme une menace, mais plutôt comme une opportunité par l’ensemble des utilisateurs.

6. Déployer le SIRH : la phase de test

La première étape du déploiement d’un outil de gestion RH consiste à bien le paramétrer pour qu’il réponde aux objectifs. A cet instant, il est temps de passer au test du SIRH. Cette phase est très importante, car elle va permettre de faire ressortir les lacunes et donc de les corriger. On peut mettre en place des groupes tests constitués de volontaristes et innovants.

7. Former les collaborateurs à l’utilisation du SIRH

La formation est une étape importante pour un projet de digitalisation RH. Il n’est pas évident pour les collaborateurs de s’approprier l’outil sans un minimum de formation et d’accompagnement. Il est recommandé, d’éviter les longues journées de formation et de privilégier des formats plus courts et plus interactifs.

8. Mesurer le ROI de la mise en place du SIRH

Comme tout projet, il est important d’en mesurer les retombées en suivant les bons indicateurs (KPIs). Par exemple, on peut mesurer, via le tableau de bord RH, la performance au niveau du recrutement. On va alors s’intéresser au coût du recrutement, les délais… et voir comment l’adoption d’un SIRH a permis d’améliorer ces process.