Gestion des notes de frais

Simplifiez la gestion des notes de frais !

Dématérialisez la gestion des notes de frais

Saisie manuelle, contrôle des justificatifs, documents incomplets, formulaires papiers à vérifier, erreurs de calcul, requêtes des salariés qui s’entassent… HRMAPS permet d’automatiser et de dématérialiser la gestion des notes de frais pour simplifier les demandes, accélérer les validations et s’alléger des lourdeurs administratives. Saisie et validation des demandes en quelques clics, justificatifs électroniques, calcul automatique des montants… HRMAPS libère le service RH et les managers des contraintes liées à la gestion des notes de frais.

Simplifiez les soumissions et évitez les retards des saisies
Accélérez la vérification et le paiement des notes de frais

Eliminez les justificatifs papier et les saisies manuelles
Autonomisez vos collaborateurs et vos managers

Automatisez la gestion des notes de frais

Simplification des soumissions

Saisie à la volée des dépenses en quelques clics
Elimination des justificatifs papier et des saisies manuelles
Association du processus de demande de missions à celui des notes de frais

Accélération de la validation et du paiement des frais

Validation en 1 clic
Economie de temps de traitement
Processus d’approbation simple et personnalisable

Meilleure maîtrise des coûts

Contrôle des dépenses
Visibilité en temps réel et contrôle total sur les dépenses

Améliorez la satisfaction de vos collaborateurs en accélérant les remboursements

BÉNÉFICES

COLLABORATEUR

Suivi du processus de remboursement avec notifications automatisées
Remboursements plus rapides
Gain de temps sur les saisies des demandes
Alerte en cas de dépassement de la politique de frais

MANAGER

Notifications automatisées lors des nouvelles soumissions
Validation des demandes en un clic
Alerte en cas de dépassement de la politique de frais

SERVICE RH

Elimination des saisies incorrectes et réduction du temps de traitement
Calcul automatique des montants à rembourser
Export automatisé des dépenses en comptabilité

FONCTIONNALITÉS

Gestion des dépenses

Déduction des titres restaurant
Historisation des dépenses des invités internes et externes à l’entreprise
Gestion des cadeaux d’entreprise
Choix du mode de remboursement : par paye, comptabilité ou par virement depuis HRMAPS
Gestion multi taux de tva et multi taxes
Regroupement des dépenses par catégories
Types de dépenses pré-paramétrés (repas, hôtels, parking, etc.)
Gestion multidevises avec application du taux de change
Affectation des frais aux sessions de formation avec workflow différencié : saisie unique et comptabilisation par nature de dépense formation et hors formation
Gestion des axes analytiques pour une déclaration/ imputation des frais par client, projet et/ou activité
Calcul des taxes récupérables

Politique de dépense

Contrôle du respect de la politique des dépenses

Configuration des natures de dépenses par typologie de population
Contrôle de cohérence en fonction de la présence du collaborateur
Contrôle des dépenses de même nature et de montant identique le même jour
Définition des conditions de remboursement par type
Alertes de dépassement de plafond
Plafonnement des remboursements en cas de dépassement

Workflows

Workflow d’approbation à 3 niveaux
Workflow d’approbation par montant de note de frais

Indemnités kilométriques

Calcul automatique des distances parcourues
Déduction distance domicile travail configurable
Enregistrement des trajets favoris
Choix du barème kilométrique fiscal ou personnalisé

Gestion des avances

Gestion des demandes d’avance sur frais ou ordre de mission
Déduction automatique des acomptes versés

Gestion des plafonds par nature de dépense

Gestion des Per diem
Définition du montant maximum du plafond par période
Gestion des plafonds sur des périodes glissantes
Définition des plafonds par typologie de population
Gestion des plafonds par montant

Les process de calcul

Calcul automatique des montants à rembourser
Ventilation des dépenses par nature et par période
Calcul des frais associés aux dépenses tels que les prélèvements bancaires en % ou en montant fixe
Calcul des taxes récupérables
Vérification automatique des taxes déductibles

Tableaux de bord

Lignes de dépenses avec indication visuelle pour les dépassements des plafonds
Indicateur visuel pour les lignes de dépenses refusées avec affichage des raisons de refus
Statut et synthèse de toutes les notes de frais : validation demandée, approuvées
Historique et traçabilité des opérations