Logiciel notes de frais

Simplifiez la gestion des notes de frais !

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Dématérialisez la gestion des notes de frais

Saisie manuelle, contrôle des justificatifs, documents incomplets, formulaires papiers à vérifier, erreurs de calcul, requêtes des salariés qui s’entassent… HRMAPS permet d’automatiser et de dématérialiser la gestion des notes de frais pour simplifier les demandes, accélérer les validations et alléger les lourdeurs administratives.

Saisie et validation des demandes en quelques clics, justificatifs électroniques, calcul automatique des montants… HRMAPS libère le service RH et les managers des contraintes liées à la gestion des notes de frais.

  • Simplifiez les soumissions et évitez les retards des saisies

  • Accélérez la vérification et le paiement des notes de frais

  • Eliminez les justificatifs papier

  • Autonomisez vos collaborateurs et vos managers

Automatisez la gestion des notes de frais

simplification

Simplification des soumissions

  • Saisie à la volée des dépenses en quelques clics
  • Elimination des justificatifs papier et des saisies manuelles
acceleration

Accélération de la validation et du paiement des frais

  • Validation en 1 clic
  • Economie de temps de traitement
  • Processus d’approbation simple et personnalisable
maitrise

Meilleure maîtrise des coûts

  • Contrôle des dépenses
  • Visibilité en temps réel et contrôle total sur les dépenses

Améliorez la satisfaction de vos collaborateurs en accélérant les remboursements

BÉNÉFICES
SIRH HRMAPS pour les collaborateurs

COLLABORATEUR

  • Suivi du processus de remboursement avec notifications automatisées
  • Remboursements plus rapides
  • Gain de temps sur les saisies des demandes
SIRH HRMAPS pour les managers

MANAGER

  • Notifications automatisées lors des nouvelles soumissions
  • Validation des demandes en un clic
  • Alerte en cas de dépassement de la politique de frais
SIRH HRMAPS pour les RH

SERVICE RH

  • Elimination des saisies incorrectes et réduction du temps de traitement
  • Calcul automatique des montants à rembourser
  • Export automatisé des dépenses en comptabilité

FONCTIONNALITÉS

Gestion des dépenses

  • Déduction des titres restaurant
  • Historisation des dépenses des invités internes et externes à l’entreprise
  • Choix du mode de remboursement : par paye, comptabilité ou par virement depuis HRMAPS
  • Gestion multi taux de tva et multi taxes
  • Regroupement des dépenses par catégories
  • Types de dépenses pré-paramétrés (repas, hôtels, parking, etc.)
  • Affectation des frais aux sessions de formation avec workflow différencié : saisie unique et comptabilisation par nature de dépense formation et hors formation
  • Gestion des axes analytiques pour une déclaration/ imputation des frais par client, projet et/ou activité
  • Calcul des taxes récupérables
Depenses-Notes-de-frais-SIRH-HRMAPS
politique-depenses-Notes-de-frais-SIRH-HRMAPS

Politique de dépense

Contrôle du respect de la politique des dépenses
  • Configuration des natures de dépenses par typologie de population
  • Contrôle de cohérence en fonction de la présence du collaborateur
  • Contrôle des dépenses de même nature et de montant identique le même jour
  • Définition des conditions de remboursement par type
  • Alertes de dépassement de plafond
  • Plafonnement des remboursements en cas de dépassement

Workflows

  • Workflow d’approbation à 3 niveaux
  • Workflow d’approbation par montant de note de frais

Indemnités kilométriques

  • Calcul automatique des distances parcourues
  • Déduction distance domicile travail configurable
  • Enregistrement des trajets favoris
  • Choix du barème kilométrique fiscal ou personnalisé
Indemnites kilometriques
Avance-Notes-de-frais-SIRH-HRMAPS

Gestion des avances

  • Gestion des demandes d’avance sur frais
  • Déduction automatique des acomptes versés

Gestion des plafonds par nature de dépense

  • Gestion des Per diem
  • Définition du montant maximum du plafond par période
  • Gestion des plafonds sur des périodes glissantes
  • Définition des plafonds par typologie de population
  • Gestion des plafonds par montant

Les processus de calcul

  • Calcul automatique des montants à rembourser
  • Ventilation des dépenses par nature et par période
  • Calcul des frais associés aux dépenses tels que les prélèvements bancaires en % ou en montant fixe
  • Calcul des taxes récupérables
Calcul-Notes-de-frais-SIRH-HRMAPS

Tableaux de bord

  • Lignes de dépenses avec indication visuelle pour les dépassements des plafonds
  • Indicateur visuel pour les lignes de dépenses refusées avec affichage des raisons de refus
  • Statut et synthèse de toutes les notes de frais : validation demandée, approuvées
  • Historique et traçabilité des opérations

Rapports

  • Selon une catégorie de dépenses
  • Par nature de dépenses
  • A travers la population de salariés

Logiciel RH souple, complet et modulaire

CARACTERISTIQUES
  • Responsive Web Design disponible sur tous les supports
  • Pré-paramétrage de base
  • Niveau de personnalisation élevé
  • Multilingue
  • Accompagnement pour paramétrage personnalisé*

    *optionnel

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Une solution qui répond réellement à tous vos besoins RH

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais constitue un élément essentiel du processus de remboursement des dépenses professionnelles engagées par un collaborateur dans l’intérêt de l’entreprise. Il s’agit d’un document émis de manière formelle, témoignant des coûts générés lors de l’exercice de ses fonctions. En d’autres termes, elle matérialise les dépenses variées liées à l’activité professionnelle, englobant des aspects tels que l’hébergement, les déplacements physiques ou encore la restauration.

Ce document concret se positionne comme un outil de gestion efficace, permettant à l’entreprise de surveiller et de maîtriser les coûts associés à l’activité professionnelle de ses collaborateurs. Les dépenses présentées dans une note de frais sont éligibles au remboursement dans la mesure où elles sont en lien direct avec la mission du collaborateur et contribuent au bon déroulement des opérations de l’entreprise et que cela est accepté par les administrations de contrôle.

Il est important de noter que la remboursabilité des frais est soumise à des critères spécifiques. Ainsi, pour garantir le remboursement des dépenses, il est impératif de respecter ces critères prédéfinis, assurant ainsi la conformité et la transparence des transactions.

Qu'est-ce que la gestion des notes de frais ?

Une gestion de notes de frais est un processus par lequel une entreprise contrôle, enregistre et rembourse les dépenses encourues par ses employés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ces frais sont considérés comme des dépenses légitimes que l’employeur est tenu de rembourser. Cependant, avant d’effectuer le remboursement, les responsables doivent s’assurer que les notes de frais respectent les politiques en vigueur au sein de l’entreprise.

La gestion efficace des notes de frais va au-delà de la simple conformité aux politiques internes de l’entreprise. Elle contribue également à assurer la transparence financière et à garantir la conformité aux règles fiscales en vigueur.

Comment gérer les notes de frais ?

Une bonne gestion de notes de frais est essentielle pour prévenir les erreurs, les oublis potentiels et les pertes de temps inutiles. Entre les demandes de remboursement, la collecte de justificatifs, les processus de validation et les remboursements en eux-mêmes (…), ces tâches représentent des activités répétitives susceptibles de détourner les ressources humaines et les responsables de tâches plus stratégiques. L’automatisation de ces processus s’avère donc indispensable pour garantir une gestion optimale des notes de frais, en réduisant les risques d’erreurs tout en accélérant les délais de remboursement.

En effet, il existe des logiciels qui permettent aux employés de remplir des formulaires de notes de frais et d’y joindre les justificatifs de paiement. Cette démarche libère les responsables de cette tâche fastidieuse, leur laissant pour seule mission de vérifier et de répondre aux demandes de remboursement.

L’adoption de ces solutions automatisées offre une gestion plus fluide, garantit une meilleure conformité aux politiques internes et permet une utilisation plus efficiente des ressources humaines et managériales.

Comment améliorer le processus de suivi de note de frais ?

Pour optimiser le processus de suivi des notes de frais, voici quelques conseils à prendre en considération :

      • Définir des limites spécifiques pour chaque type de dépense. Ces plafonds prédéfinis spécifient que toute dépense excédant ces seuils ne sera pas remboursée au collaborateur. Par exemple, une entreprise peut conditionner le remboursement d’un séjour en hôtel 5* à l’indisponibilité d’options d’hébergement plus économiques
      • Vérifier la véracité et la conformité des justificatifs de notes de frais : reconnaître que certaines pièces justificatives peuvent être sujettes à des erreurs ou à une fiabilité limitée. Il faut donc mettre en place des processus de vérification rigoureux pour s’assurer de l’exactitude des informations fournies
      • Utiliser des solutions automatisées pour faciliter le téléchargement, la gestion et le suivi des documents et des justificatifs
      • Lutter contre la fraude : les cartes de frais professionnels, permettant à chaque collaborateur de gérer ses propres dépenses, peuvent être une solution efficace. Éliminer l’avance de frais en permettant l’enregistrement automatique des dépenses par le biais de ces cartes, suivies d’une approbation par un manager

Comment choisir le logiciel notes de frais ?

Les logiciels de gestion des notes de frais ne cessent de se multiplier au fil des années.

Pour savoir quel est l’outil le mieux adapté à ses besoins, il est recommandé de suivre ces étapes :

  1. Évaluation des besoins de l’entreprise :
    • Identifier les défis spécifiques liés à la gestion des notes de frais dans l’entreprise
    • Consulter les managers et les équipes pour recueillir leurs avis sur les lacunes du processus actuel
  2. Définition des fonctionnalités nécessaires :
    • Établir une liste de fonctionnalités essentielles en fonction des besoins identifiés
    • S’assurer que le logiciel offre des options de personnalisation pour répondre aux exigences spécifiques de l’entreprise
  3. Étude comparative des solutions sur le marché :
    • Explorer différentes solutions disponibles sur le marché
    • Consulter les avis d’utilisateurs et analyser les feedbacks pour évaluer l’utilité et la fiabilité du logiciel
  4. Évolutivité et flexibilité :
    • Choisir un logiciel pouvant évoluer avec l’entreprise et s’adapter à d’éventuels changements dans les processus internes
    • Demander des démonstrations pour évaluer la convivialité du logiciel et sa conformité avec les besoins de l’entreprise
Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?

Le logiciel de gestion des notes de frais offre une multitude d’avantages.

Le gain de temps constitue le premier élément significatif. Certaines solutions permettent l’enregistrement quasi instantané des dépenses, permettant aux collaborateurs de numériser leurs justificatifs immédiatement après avoir effectué une dépense. Cette automatisation élimine le besoin d’attendre la présence physique de chaque collaborateur dans les locaux et leur passage par le bureau de la comptabilité pour déposer leur note de frais.

La réduction des erreurs constitue un avantage tout aussi crucial. Les logiciels de gestion des notes de frais contribuent significativement à minimiser les risques d’erreurs. Lorsque les remboursements sont traités via des formulaires papier, le potentiel d’erreur est considérable lors de la saisie des dépenses. En automatisant l’extraction des données, le logiciel élimine les erreurs humaines.

De plus, la numérisation immédiate des justificatifs offre une solution efficace pour prévenir les pertes fréquentes de documents justificatifs. En numérisant rapidement les justificatifs, ce risque est considérablement réduit.

Le troisième avantage -qui est probablement le plus important- est : un meilleur contrôle des dépenses. Les logiciels de gestion des notes de frais permettent aux managers de surveiller en temps réel la conformité des dépenses avec la politique financière interne de l’entreprise. Ils sont en mesure de signaler facilement toute dépense non conforme et de permettre d’anticiper de nouvelles dépenses de cette nature.

Quel logiciel pour dématérialisation des notes de frais ?

Un SIRH est la meilleure solution pour dématérialiser les notes de frais des employés. Ce logiciel centralise la gestion administrative, offrant une plateforme intégrée pour numériser, suivre et traiter les dépenses professionnelles. Grâce à ces fonctionnalités, cet outil simplifie la collecte des justificatifs, accélère le processus de validation et assure une conformité aux politiques de l’entreprise. Les SIRH automatisent également les calculs de remboursements, réduisant les erreurs humaines. En choisissant un SIRH pour la dématérialisation des notes de frais, les entreprises améliorent l’efficacité, la transparence et la conformité globale de leur gestion des dépenses.

Quelles sont les fonctionnalités d’une solution de notes de frais ?

Les fonctionnalités prépondérantes d’un logiciel de gestion de notes de frais se déclinent comme suit :

    • Simplification des soumissions : grâce au SIRH, la saisie des dépenses se fait en quelques clics et les justificatifs papier ainsi que les saisies manuelles sont éliminées
    • Catégorisation des dépenses : cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de classifier leurs dépenses par catégorie, simplifiant ainsi la comptabilité et l’analyse des coûts
    • Meilleure maitrise des coûts : cette option permet de contrôler le budget alloué aux notes de frais et offre une visibilité totale et en temps réel des dépenses des employés
    • Validation facilitée : à travers le logiciel, les responsables ont la possibilité de valider ou rejeter les demandes de remboursement avant leur traitement financier, simplifiant ainsi le processus de validationArchivage cloud : centralisant l’ensemble des documents de notes de frais en un seul emplacement, cette fonctionnalité permet un accès aux données à tout moment et depuis n’importe quel endroit
    • Conversion des devises : en cas de dépenses à l’étranger, la solution offre une conversion automatique des montants dans la devise de l’entreprise, simplifiant ainsi la gestion financière internationale

Pourquoi digitaliser les notes de frais ?

La digitalisation des notes de frais a révolutionné les processus opérationnels au sein des entreprises. Cette transition automatisée a optimisé l’efficacité de la gestion des notes de frais, un processus impliquant plusieurs acteurs, de l’employé initiant la dépense au comptable intégrant ces transactions dans les comptes, en passant par le manager responsable de l’approbation des dépenses.

L’objectif principal de cette automatisation est de réduire les délais de traitement à tous les maillons de la chaîne de travail. Les managers bénéficient également de cette automatisation, en étant affranchis de la nécessité de vérifier méticuleusement chaque dépense effectuée par leurs équipes. Du côté des équipes de gestion et de comptabilité, cette évolution a éliminé les tâches fastidieuses associées à la saisie manuelle des données issues des justificatifs papier dans les systèmes informatisés.

Enfin, la digitalisation des notes de frais a permis aux entreprises de reprendre le contrôle sur leur politique en la matière. Grâce à l’automatisation des analyses de données, il devient possible de prévoir des politiques ambitieuses et d’adopter une stratégie financière dynamique en toute confiance.

Comment automatiser les notes de frais de mes collaborateurs ?

Avec l’automatisation des notes de frais, il est possible d’avoir une visibilité sur les dépenses anticipées, celles déjà planifiées, celles remboursées et celles en attente de remboursement. Cette optimisation garantit une gestion financière plus transparente et efficace. L’utilisation d’un seul outil centralise l’ensemble des données, facilitant ainsi la création de tableaux de bord de manière intuitive. Il est donc nécessaire de former les collaborateurs à utiliser le logiciel de manière efficace. Il faut s’assurer qu’ils comprennent comment soumettre leurs dépenses, joindre les justificatifs nécessaires et suivre le processus de validation.

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