Mission et note de frais

Simplifiez la gestion de vos ordres de mission et de vos notes de frais !

Dématérialisez la gestion des notes de frais

Saisie manuelle, contrôle des justificatifs, documents incomplets, formulaires papiers à vérifier, erreurs de calcul, requêtes des salariés qui s’entassent… HRMAPS permet d’automatiser et de dématérialiser la gestion des ordres de missions et des notes de frais pour simplifier les demandes, accélérer les validations et s’alléger des lourdeurs administratives. Saisie et validation des demandes en quelques clics, justificatifs électroniques, calcul automatique des montants… HRMAPS libère le service RH et les managers des contraintes liées à la gestion des ordres de missions et des notes de frais.

  • Simplifiez les soumissions et évitez les retards des saisies

  • Accélérez la vérification et le paiement des notes de frais

  • Eliminez les justificatifs papier et les saisies manuelles

  • Autonomisez vos collaborateurs et vos managers

Automatisez la gestion des notes de frais

simplification

Simplification des soumissions

  • Saisie à la volée des dépenses en quelques clics
  • Elimination des justificatifs papier et des saisies manuelles
  • Association du processus de demande de missions à celui des notes de frais
acceleration

Accélération de la validation et du paiement des frais

  • Validation en 1 clic
  • Economie de temps de traitement
  • Processus d’approbation simple et personnalisable
maitrise

Meilleure maîtrise des coûts

  • Contrôle des dépenses
  • Visibilité en temps réel et contrôle total sur les dépenses

Améliorez la satisfaction de vos collaborateurs en accélérant les remboursements

BÉNÉFICES
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COLLABORATEUR

  • Suivi du processus de remboursement avec notifications automatisées
  • Remboursements plus rapides
  • Gain de temps sur les saisies des demandes
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MANAGER

  • Notifications automatisées lors des nouvelles soumissions
  • Validation des demandes en un clic
  • Alerte en cas de dépassement de la politique de frais
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SERVICE RH

  • Elimination des saisies incorrectes et réduction du temps de traitement
  • Calcul automatique des montants à rembourser
  • Export automatisé des dépenses en comptabilité

FONCTIONNALITÉS

Gestion des dépenses

  • Déduction des titres restaurant
  • Historisation des dépenses des invités internes et externes à l’entreprise
  • Gestion des cadeaux d’entreprise
  • Choix du mode de remboursement : par paye, comptabilité ou par virement depuis HRMAPS
  • Gestion multi taux de tva et multi taxes
  • Regroupement des dépenses par catégories
  • Types de dépenses pré-paramétrés (repas, hôtels, parking, etc.)
  • Gestion multidevises avec application du taux de change
  • Affectation des frais aux sessions de formation avec workflow différencié : saisie unique et comptabilisation par nature de dépense formation et hors formation
  • Gestion des axes analytiques pour une déclaration/ imputation des frais par client, projet et/ou activité
  • Calcul des taxes récupérables

Politique de dépense

Contrôle du respect de la politique des dépenses
  • Configuration des natures de dépenses par typologie de population
  • Contrôle de cohérence en fonction de la présence du collaborateur
  • Contrôle des dépenses de même nature et de montant identique le même jour
  • Définition des conditions de remboursement par type
  • Alertes de dépassement de plafond
  • Blocage des remboursements en cas de dépassement

Workflows

  • Workflow d’approbation à 3 niveaux
  • Workflow d’approbation par montant de note de frais

Indemnités kilométriques

  • Calcul automatique des distances parcourues
  • Déduction distance domicile travail configurable
  • Enregistrement des trajets favoris
  • Choix du barème kilométrique fiscal ou personnalisé

Gestion des avances

  • Gestion des demandes d’avance sur frais ou ordre de mission
  • Déduction automatique des acomptes versés

Gestion des plafonds par nature de dépense

  • Gestion des Per diem
  • Définition du montant maximum du plafond par période
  • Gestion des plafonds sur des périodes glissantes
  • Définition des plafonds par typologie de population
  • Gestion des plafonds par montant

Les process de calcul

  • Calcul automatique des montants à rembourser
  • Ventilation des dépenses par nature et par période
  • Calcul des frais associés aux dépenses tels que les prélèvements bancaires en % ou en montant fixe
  • Calcul des taxes récupérables
  • Vérification automatique des taxes déductibles

Tableaux de bord

  • Lignes de dépenses avec indication visuelle pour les dépassements des plafonds
  • Indicateur visuel pour les lignes de dépenses refusées avec affichage des raisons de refus
  • Statut et synthèse de toutes les notes de frais : validation demandée, approuvées
  • Historique et traçabilité des opérations

Rapports

  • Selon une catégorie de dépenses
  • Par nature de dépenses
  • A travers la population de salariés

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CARACTERISTIQUES
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  • Niveau de personnalisation élevé
  • Multilingue
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Génération de contrat et DPAE

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Pré-boarding et Offboarding

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