Table des matières
- Détection du niveau de priorités
- L'adoption des objectifs SMART pour un management réussi
- L'adaptation du style de management en fonction des compétences des collaborateurs
- La résolution des problèmes en posant 7 questions
- La courbe du changement : l’un des outils managériaux indispensables
- Amélioration continue et planification des actions
Les managers se retrouvent parfois perdus face à la gestion de leur équipe, faute de méthodes ou d’outils appropriés.
Les tâches s’accumulent, la confusion s’installe, les priorités deviennent floues et il est facile de se retrouver dépassé par le flot des responsabilités. Cette infographie explore une variété de sujets et d’outils de management, essentiels pour mener une équipe et perfectionner ses compétences en management.
Détection du niveau de priorités
La capacité à identifier les priorités représente un aspect fondamental du rôle managérial. Il est nécessaire de pouvoir distinguer les tâches urgentes et importantes de celles qui peuvent être différées ou déléguées. De ce fait, il est nécessaire de saisir les objectifs globaux de l’équipe et de l’organisation, ainsi que les échéances et les exigences spécifiques de chaque projet.
L’une des méthodes les plus efficaces à disposition du manager est la matrice d’Eisenhower.
Réussir le management avec la matrice Eisenhower
La Matrice Eisenhower représente un outil de management à la fois simple et puissant, facilitant l’identification des tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Grâce à cette méthode, il devient plus aisé de déterminer avec précision la valeur relative de chaque tâche et d’établir leur niveau de priorité.
Voici l’ordre de priorité auquel le manager doit s’engager à se conformer :
- Priorité 1 : les tâches à faire, ce sont les tâches importantes et urgentes exigeant une attention immédiate et doivent être traitées en priorité absolue
- Priorité 2 : les tâches à planifier, sont des tâches importantes mais non urgentes requièrent une action rapide afin de prévenir toute éventuelle urgence
- Priorité 3 : les tâches à déléguer, sont des tâches non importantes mais urgentes pouvant être reportées ou déléguées à d’autres membres de l’équipe
- Priorité 4 : les tâches à éliminer, sont des tâches non importantes et non urgentes, n’ayant pas d’impact significatif sur les objectifs organisationnels, elles peuvent être abandonnées
En adoptant cette approche de gestion, il est possible d’optimiser son emploi du temps personnel et d’atteindre ses objectifs de manière plus stratégique.
L’adoption des objectifs SMART pour un management réussi
L’adoption des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) constitue une approche éprouvée pour guider les efforts et accroître les chances de réussite. En énonçant des objectifs clairs et tangibles, les responsables offrent à leur équipe une orientation précise et évaluable, favorisant ainsi non seulement la motivation des collaborateurs, mais également la mesure des progrès réalisés et la mise en place des ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs définis.
Quels sont les critères pour qu’un objectif soit SMART ? Il doit :
- Être Spécifique : l’objectif doit être clairement défini, répondant aux questions suivantes : quoi, qui, quand, où, et pourquoi
- Être Mesurable : l’objectif mesurable est un objectif pour lequel il est possible d’évaluer le progrès et les résultats obtenus de manière quantitative ou qualitative
- Être Atteignable : lorsque l’objectif représente un défi stimulant pour les membres de l’équipe et reste réalisable avec les ressources, les compétences et le temps disponibles
- Être Réaliste : l’objectif doit être également accessible pour l’équipe chargée de sa réalisation, en tenant compte des compétences et des ressources, afin de favoriser une progression graduelle vers des résultats concrets
- Être Temporel : définir une échéance favorise une gestion efficace des efforts et des ressources en vue d’atteindre cet objectif dans les délais impartis
L’adaptation du style de management en fonction des compétences des collaborateurs
Chaque membre au sein d’une équipe est doté de compétences et de préférences uniques, ce qui nécessite une approche de management flexible. Certains managers choisissent d’adopter les techniques de coaching du Lean Management, tandis que d’autres préfèrent une approche plus empathique, cherchant à comprendre, décrypter et s’adapter à les collaborateurs. Ainsi, les managers doivent être capables de discerner les forces et les faiblesses individuelles de leurs collaborateurs afin d’ajuster leur style de management en conséquence.
Pour anticiper et cartographier les compétences, voici ce qu’il faudrait faire :
- La première catégorie concerne les collaborateurs ayant les compétences requises mais qui ne s’engagent pas dans la tâche. Dans ce cas, il est crucial de les motiver. La motivation joue un rôle essentiel dans l’implication des collaborateurs et dans leur volonté d’accomplir leurs tâches
- La deuxième catégorie concerne les collaborateurs ayant à la fois les compétences requises et l’envie d’exécuter la tâche en question. Ils sont prêts à s’investir davantage et à donner le meilleur d’eux-mêmes, ce qui peut conduire à de meilleurs résultats
- La troisième catégorie concerne les collaborateurs qui ne possèdent ni les compétences requises ni l’envie de faire la tâche. Dans ce cas, un changement de méthode de management est nécessaire. Il faut donner des directives claires et demander, de manière plus directive, l’exécution de la tâche
- La quatrième catégorie concerne les collaborateurs qui ne possèdent pas encore les compétences nécessaires mais montrent une volonté d’apprendre. Dans ce cas, il est préférable d’identifier les lacunes de compétences du collaborateur et de leur offrir des opportunités de formation et de développement
En comprenant les capacités et les motivations de chaque collaborateur, les managers peuvent optimiser la performance de ses équipes.
La résolution des problèmes en posant 7 questions
Manager une équipe au quotidien n’est pas chose aisée. En effet, il est fréquent que des conflits surgissent et il arrive parfois que le responsable se trouve désorienté quant à la meilleure manière d’intervenir.
Ainsi, la résolution de problèmes requiert une approche méthodique. En posant les bonnes questions telles que quoi, comment, qui, combien, où, pourquoi et quand, les managers peuvent analyser les situations de manière exhaustive et élaborer des solutions appropriées. Cette méthode permet en effet d’identifier les causes sous-jacentes des problèmes, d’évaluer les différentes options disponibles et de prendre des décisions éclairées pour les résoudre de façon efficace et pérenne.
Parmi les outils de management, la règle des 7 questions se présente comme un précieux allié :
- Quoi : cette première question permet de définir clairement la problématique, la tâche ou l’activité impliquée
- Qui : cette question permet d’identifier quant à elle les personnes concernées et les parties prenantes impliquées dans la situation
- Où : cette question vise à décrire les lieux ou les endroits concernés par la problématique
- Quand : il est essentiel de déterminer le moment précis où le problème s’est produit. Cette question peut également renseigner sur la durée et la fréquence du problème
- Comment : cette question permet de comprendre les méthodes par lesquelles le problème survient
- Combien : là, il s’agit de déterminer les ressources, le matériel et les équipements disponibles pour résoudre le problème
- Pourquoi : cette question aide à identifier les causes profondes de la problématique, les raisons qui la sous-tendent, ainsi que les objectifs à atteindre pour sa résolution
La courbe du changement : l’un des outils managériaux indispensables
Le changement est une constante inévitable dans tout environnement professionnel et les managers jouent un rôle crucial dans sa gestion. En reconnaissant les différentes étapes du changement – du déni et du choc initial à l’acceptation et à l’intégration – les managers peuvent ainsi adopter les bonnes stratégies pour soutenir leur équipe tout au long du processus. Quel est le meilleur outil managérial pour faire face à ces changements ? La connaissance du concept de la courbe du changement.
Ainsi, la courbe du changement est un modèle conceptuel utilisé en psychologie et en gestion du changement pour décrire les réactions émotionnelles et comportementales que les individus traversent lorsqu’ils sont confrontés à une transition ou à un changement significatif dans leur environnement professionnel ou personnel. En effet, cette approche permet de décrire les réactions émotionnelles que les collaborateurs traversent lorsqu’ils sont confrontés à un changement majeur et de développer des stratégies pour les accompagner dans ce processus.
Comprendre les phases de la courbe du changement
- Choc/déni : les collaborateurs peuvent réagir de différentes manières, à la suite de l’annonce d’un changement bouleversant. certains peuvent ressentir un état de choc au moment de l’annonce de la nouvelle, tandis que d’autres peuvent entrer dans une phase de déni en refusant d’accepter la réalité
- Colère/peur : cette phase démarre une fois que la phase de déni se termine, et elle se caractérise par une réponse émotionnelle forte. L’annonce du changement peut susciter des sentiments de colère ou de peur chez les employés
- Tristesse/dépression : c’est le moment où les employés acceptntr la nouvelle. Cette phase se caractérise souvent par un repli sur soi. Il est crucial d’aider les collaborateurs à exprimer leurs émotions pour qu’ils puissent dépasser cette étape et accepter le changement
- Quête de sens/essai/acceptation : les collaborateurs commencent à s’adapter au changement et à explorer de nouvelles alternatives. Proposer des solutions pour les aider à surmonter cette période peut être bénéfique
- Intégration/nouvelles forces : dans cette phase, la stabilité émerge et les émotions liées au changement se dissipent. Cela signifie que les collaborateurs ont réussi à s’adapter. Leur enthousiasme et leur engagement se renforcent, et les bénéfices du changement deviennent plus tangibles, ce qui stimule leur motivation intrinsèque
Perfectionner les compétences en gestion d’équipe
L’intégration d’outils de gestion tels que la Matrice Eisenhower pour la priorisation des tâches, l’établissement d’objectifs SMART pour la direction d’équipe, ou encore l’application méthodique de la règle des 7 questions pour résoudre les problèmes, offre aux gestionnaires l’opportunité d’acquérir des compétences précieuses pour orienter efficacement leur équipe. En outre, la capacité à comprendre et à éprouver de l’empathie envers les membres de l’équipe, ainsi que le management des performances aident les gestionnaires à ajuster leur style de management afin de promouvoir un environnement de travail propice à l’épanouissement individuel. Enfin, une approche approfondie de la gestion du changement, avec l’utilisation de la courbe du changement comme outil clé, permet de saisir et de soutenir les réactions émotionnelles des collaborateurs au sein de l’entreprise.
Ainsi, cette infographie constitue une ressource pertinente pour les managers désireux de perfectionner leurs compétences en gestion d’équipe et d’atteindre de nouveaux sommets de succès dans leur rôle professionnel.
Amélioration continue et planification des actions
L’amélioration continue et la planification des actions représentent des piliers essentiels du management contemporain. Ces concepts s’associent souvent à la Roue de Deming, également connue sous le nom de cycle PDCA, un outil de gestion de la qualité développé par le Dr W. Edwards Deming, statisticien et expert en gestion. En suivant cet outil de management, les responsables peuvent instaurer une culture d’apprentissage et d’adaptation au sein de leur équipe.
Le PDCA implique planification minutieuse des actions, mise en œuvre proactive des changements nécessaires, surveillance des résultats obtenus, réaction aux écarts par rapport aux objectifs et ajustements continus pour progresser de manière constante.
Pour encadrer une équipe de manière efficace, il est essentiel de suivre ces étapes clés :
- Prévoir (plan) : cette étape consiste à identifier, mesurer et planifier les tâches nécessaires pour résoudre le problème ou action
- Faire (do) : mettre en œuvre le projet et exécuter les tâches prévues
- Vérifier (check) : une fois les objectifs atteints, il est crucial de les mesurer et de les comparer pour identifier de nouveaux aspects à améliorer
- Réagir (act) : il s’agit de passer à l’action et de mettre en œuvre le projet. Identifier les erreurs pour éliminer les obstacles, puis établir de nouveaux objectifs d’amélioration
En suivant ces étapes, les managers peuvent encourager un processus d’amélioration continue au sein de leur équipe, favorisant ainsi l’efficacité et la résolution proactive des problèmes ou actions.
Source
Inbound Value – Qualiblog – Kolibricoaching – HRSCOPE – Appvizer – Le blog du dirigeant
