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Un logiciel de gestion des ressources humaines, également désigné sous les termes de logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), revêt un caractère essentiel au sein de toute entreprise, et plus particulièrement au sein de son service des Ressources Humaines. Il s’avère être un outil incontournable, facilitant l’automatisation de diverses tâches et améliorant la gestion des données. Cet outil omniprésent est modulable en fonction des besoins et des attentes spécifiques de chaque entreprise.
En ce sens, voici 6 raisons justifiant l’investissement dans un logiciel dédié aux ressources humaines, visant à accroître l’efficacité des services RH.
Qu’est-ce qu’un logiciel ressources humaines ?
Un logiciel ressources humaines est à la fois la “boîte à outils” et l’assistant administratif des RH, utilisé pour obtenir une vision détaillée des employés au sein d’une organisation.
Également appelé ‘logiciel de gestion du capital humain’, cette solution informatique offre une panoplie étendue de fonctionnalités destinées à la gestion des collaborateurs. Cette solution centralise de manière exhaustive les informations pertinentes des historiques employés, les processus de recrutement, les évaluations, le développement des compétences, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), ainsi qu’un historique complet des formations et des demandes éventuelles.
Autrefois, les entreprises recouraient à d’autres méthodes pour gérer les processus RH, exécutant pratiquement toutes les tâches manuellement, notamment pour la gestion de la paie, l’approbation des demandes de congés, l’archivage de documents et bien d’autres.
Cependant, de nos jours, la plupart des fonctions du département RH au sein des entreprises sont gérées de manière numérique.
Pourquoi utiliser un logiciel ressources humaines ?
L’évolution des responsabilités des services RH au fil des années a rendu essentielle l’adoption d’outils dédiés. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines s’impose désormais comme une solution pertinente, offrant une multitude d’avantages.
Une efficacité opérationnelle
Un logiciel RH est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, garantissant ainsi une utilisation fluide et intuitive. Certains de ces logiciels disposent même de sections distinctes destinées aux employeurs et aux collaborateurs, simplifiant ainsi les interactions.
L’interface générale est conçue dans un souci de convivialité, ce qui permet aux membres du personnel de s’acclimater rapidement à l’outil et de l’intégrer aisément dans leur routine quotidienne.
Une centralisation des données
L’on entend souvent les membres du bureau s’exclamer « Comment est-il possible de centraliser toutes les données RH dans un seul endroit ? » Avec l’essor des nouvelles technologies et de nouveaux outils, la centralisation de toutes les données des collaborateurs au sein d’une solution informatique unique est désormais possible .
En effet, un logiciel de Gestion des Ressources Humaines (GRH) simplifie considérablement la recherche d’informations et de documents. Il convient également de ne pas sous-estimer l’économie d’espace au sein des bureaux, éliminant ainsi la nécessité d’imprimer des contrats, des attestations et d’autres documents en vue de les archiver.
Une optimisation considérable de temps
Un logiciel de gestion des ressources humaines bien conçu fait également gagner du temps. L’automatisation de tâches fastidieuses, par exemple, permet aux professionnels des RH de libérer davantage de temps pour se consacrer aux missions nécessitant leur expertise et leur attention.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil RH ?
Avant de décider d’investir dans une solution de gestion des ressources humaines qui implique plusieurs ajustements au sein de l’organisation, il est impératif de mener une évaluation approfondie des critères pertinents pour l’entreprise.
Voici un aperçu des critères couramment requis par les entreprises :
- Un logiciel RH doit être en mesure de gérer les dossiers des employés, de tenir à jour les informations personnelles, les contrats de travail, les changements de poste, etc.
- Un SIRH permet la publication d’offres d’emploi, la réception des candidatures, le suivi du processus de recrutement et l’enregistrement des décisions d’embauche
- Un Système d’Information des Ressources Humaines doit pouvoir planifier, suivre et évaluer les programmes de formation
- Un logiciel peut également suivre les heures de travail des employés, gérer les absences et éventuellement calculer les heures supplémentaires
- Un outil de gestion des RH permet de surveiller et d’évaluer les performances des employés, de définir des objectifs et de mener des entretiens d’évaluation
- Un logiciel de Gestion des Ressources Humaines permet à une entreprise de respecter les réglementations sur la sécurité des données, telles que le RGPD, ainsi que de s’adapter aux législations nécessaires
Cette évaluation minutieuse des critères de sélection est essentielle pour choisir le logiciel RH le mieux adapté aux besoins organisationnels.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des ressources humaines ?
Outre les fonctionnalités clés d’un logiciel de Gestion des Ressources Humaines (GRH qui ne doivent pas être négligées) il est nécessaire de mettre en lumière les avantages de cet outil de pilotage des RH.
L’un de ses principaux atouts réside dans l’automatisation des tâches administratives. Un logiciel RH automatise de nombreuses tâches fastidieuses telles que la gestion des dossiers des employés, la gestion du temps et de présences, la paie, la gestion des congés, et bien d’autres.
De plus, un autre avantage majeur du logiciel de GRH est la centralisation des données. En effet, toutes les données relatives à l’effectif, à la paie, ou aux avantages sociaux sont stockées en un seul endroit, ce qui simplifie l’accès aux informations et la gestion globale des RH.
Enfin, un autre avantage important du logiciel RH réside dans la prise de décision basée sur les données. Il offre des capacités avancées de reporting et d’analyse, permettant aux responsables de prendre des décisions éclairées en se fondant sur des indicateurs RH.
Comment un logiciel ressources humaines génère un gain de temps ?
La Direction des Ressources Humaines est amenée à accompagner le changement en permettant d’améliorer la productivité des salariés et l’acquisition de nouvelles compétences. Un SIRH propose une variété de modules, offrant des solutions concrètes telles qu’une automatisation efficace des tâches administratives, entrainant ainsi une économie significative de temps, tout en assurant un suivi optimal des collaborateurs.
En rationalisant les processus administratifs, la DRH peut concentrer ses efforts sur les aspects pertinents de la gestion des talents et des compétences.
L’utilisation du SIRH permet ainsi aux employés de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, les positionnant en tant qu’acteurs majeurs pour accompagner le changement au sein de leur entreprise.
Les SIRH pour fiabiliser les données
L’un des rôles majeurs du SIRH, c’est de centraliser les données tout en les sécurisant. Elles sont accessibles aux collaborateurs tout en garantissant qu’il n’y ait de doublons de données. Un SIRH va donc minimiser les risques d’erreur et garantir la pertinence des données. Grâce à une visualisation claire et en temps réel des données relatives aux performances des salariés et autres données administratives, il peut être considéré comme un véritable outil de pilotage permettant de prendre des décisions efficaces et promptement.
Automatisation des processus RH
En automatisant les processus RH, un SIRH permet aux responsables RH de se libérer des tâches à faible valeur ajoutée. Cette automatisation permet une focalisation sur des missions plus complexes et stratégiques. A titre d’exemple, dans le domaine de recrutement, un recruteur peut, en quelques clics, diffuser plusieurs offres d’emploi sur de divers supports et lancer des recherches minutieuses sur des bases de données étendues. Par ailleurs, il existe de plus en plus dehatbots qui sont chargés de gérer les premiers entretiens et de ne laisser passer que les candidats correspondant au profil recherché.
Faire participer les collaborateurs
Le SIRH permet aux salariés de contribuer et facilite fortement la communication inter-entreprise. Chaque collaborateur peut l’utiliser pour faire remonter ses attentes, par exemple sur la paie, sur les congés… contribuant ainsi à l’amélioration continue des processus de l’entreprise. Cela permet également une circulation fluide de l’information entre les différents services.
Un logiciel ressources humaines pour améliorer le suivi des salariés
Un logiciel de gestion du personnel contribue également à un meilleur accompagnement des salariés. En effet, il offre un suivi en temps réel de la progression des équipes et de l’atteinte de leurs objectifs. Ainsi, le manager peut évaluer de manière plus précise les compétences et gérer les demandes de formation efficacement. Grâce à un SIRH, les prises de décision gagnent en pertinence en se basant sur des données concrètes et fiables.
Nul doute, un SIRH est un outil précieux pour toute entreprise cherchant à maintenir sa compétitivité en optimisant la fonction RH, essentielle au succès d’une transformation digitale.
Pourquoi faire appel à HRMAPS
Faire appel à HRMAPS, un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) de pointe, offre de nombreux avantages. En premier lieu, HRMAPS simplifie la gestion complète des RH, englobant la gestion de la paie, la gestion des talents et le suivi du temps de travail. De plus, grâce à ses fonctionnalités avancées de reporting et d’analyse, il permet une prise de décision basée sur des données solides. HRMAPS assure également une conformité légale constamment mise à jour grâce à ses mises à jour régulières. Enfin, son interface conviviale et son adaptabilité aux besoins spécifiques de l’entreprise en font un atout majeur pour optimiser la gestion de vos ressources humaines.
