Piloter la conduite de changement : comment s’y prendre ?

À chaque nouveau projet, des stratégies sont élaborées pour le mener à bien. Pour chaque transformation au sein d’une entreprise, l’accompagnement au changement devient désormais la garantie de son succès. Les principales questions telles que pourquoi les managers avec des compétences en la matière doivent faire accompagner le changement et comment s’y prendre mérite donc des réponses claires.

Pour les entreprises, plusieurs enjeux doivent être évalués lors de l’élaboration des projets de conduite au changement. Afin de réussir un changement dans sa structure, il est primordial de préparer ses collaborateurs à la transformation et établir ainsi un objectif à la démarche. Chaque individu, responsable de l’aboutissement de l’ajustement, doit détenir les informations nécessaires pour comprendre la démarche du changement en entreprise et doit développer une envie d’évoluer.

De nombreux outils ont été élaborés pour le travail d’accompagnement des équipes dans le changement. Parmi ces méthodes, on peut citer le modèle Kurt Lewin qui se décompose en 3 étapes distinctes. Le plan de conduite au changement ainsi que la gestion de la formation des conduites aux changements se font généralement comme suit :

Ce relai dit de préparation fait comprendre à tous les salariés et à l’équipe de direction que des changements doivent s’effectuer. Soit par sensibilisation, soit par communication des contraintes. Le but est de faire naître l’envie de changer chez tous les acteurs de l’organisation. Les ambassadeurs du changement doivent déjà attendre à la résistance au changement à ce niveau du processus. Si surprenante soit-elle, venant des cadres, elle reste quand même fréquente.

Les nouvelles organisations en marche, objectifs bien déterminés, nouvel outil et matériels utilisés ; à ce stade, la démarche de conduite pour le changement doit déjà apporter ses résultats qu’ils soient négatifs ou positifs. Avec des outils et des buts établis par un manager doté des compétences en la matière, c’est une des phases de la conduite du changement qui consiste à l’apprentissage et à l’application de nouveaux processus à mettre en place chez les utilisateurs en interne. On parle ici de la partie pratique et technique mise en œuvre par la direction et pour le groupe.

La phase de consolidation appelée gel ou refreeze occupe une place importante dans le maintien et la mise en œuvre de l’organisation récente. Négliger cette phase peut en effet conduire à un échec total, une mésentente ou une désorganisation. Une situation d’inconfort peut vite inciter les acteurs à vouloir redresser la situation en retournant à l’ancien mode de fonctionnement.

Pour éviter le doute des acteurs à la transformation souhaitée, il convient d’anticiper des réponses à toutes les questions qui peuvent être posées par les participants. Entre-temps, la manière de répondre à cette question demeure un passage primordial dans le succès du nouveau projet et les enjeux de la conduite du changement résident dans cette programmation. La phase de dégel comme Lewin la décrit dans son modèle est cruciale pour la motivation et la compréhension. Pour plusieurs raisons, la transformation nécessite donc un accompagnement.

Les êtres humains peuvent refuser le changement s’ils ne comprennent pas où cette évolution mène. Les ambassadeurs du changement doivent impérativement faire une analyse des facteurs de ladite transformation. Une méthodologie de conduite du changement bien définie leur permettra de mesurer et prendre conscience des impacts du nouveau projet sur chaque équipe constituant l’entreprise. Considérer chaque niveau est une approche efficace étant donné que les résistances peuvent venir soit des cadres soit des salariés ou même des deux.

Une étude théorique est différente des pratiques. Compte tenu de la situation impliquant des êtres humains qui peuvent avoir des réactions totalement imprévisibles, s’attendre à ajuster les processus demeure obligatoire. Pour cela, il faut prendre rapidement conscience des failles et les rectifier dès que possible. À ce stade, le projet peut toujours être poursuivi, l’échec est encore évitable.

Un accompagnement, suivant des étapes, permet de gagner du temps précieux dans la mise en place des transformations. Il évite la désorganisation qui peut prolonger la phase de transition qui se situe entre la situation de départ et le moment où le changement s’opère et que chacun ait trouvé un rythme normal en adaptant le nouveau procédé dans son monde du travail au quotidien. Faire appel à un professionnel en formation de conduite aux changements est ainsi essentiel.

Le but de la technique de conduite de changement au sein des équipes : réussir la transformation chez les collaborateurs. Elle vise à guider chaque individu afin qu’il puisse :

• Comprendre le processus,

• Avoir une confiance en soi pour savoir qu’on peut réussir et pour que les transformations se passent rapidement et efficacement.

La mise en place de ce type de projet nécessite un vrai management et la formation de l’équipe ainsi qu’une gestion optimisée d’un plan d’action bien défini. En effet, cette dernière ne doit pas envahir le quotidien de chaque acteur, au contraire, elle doit permettre à toutes les équipes de s’accommoder à la nouvelle situation dans un délai bien déterminé.

Il existe plusieurs modèles chaque approche diffère sur quelques points, mais le principe reste le même : accompagner le changement au sein des entreprises en suivant un schéma précis qui s’opère dans la douceur et l’efficacité. Ci-après quelques exemples d’outils pouvant intéresser les ambassadeurs du changement.

Pour un manager, se servir de ce modèle transitionnel de William Bridge c’est prendre conscience des 3 états sur lesquels passe un individu face à un projet de transformation :

• L’abandon,

• Le flottement,

• Le nouveau départ.

Partir d’un graphisme comme celui utilisé par Google analytics pour visualiser l’impact du changement est la base de cette approche. À partir de la représentation, la discussion sur l’éventuel échec du projet s’ouvre.

Au niveau de l’organisation et du management, cette stratégie définit de manière concrète et efficace l’objectif ainsi que les démarches de conduite du changement à suivre pour ses projets : analyse complète et évaluation du planning organisationnel et environnemental. Passé ce stade, les liens de cause à effet sont établis, la démarche pour le réajustement est renforcée.