Signature électronique

Optimisez et simplifiez la signatures de vos documents RH !

Dématérialisez votre processus de contractualisation

Signez en ligne et à distance tous vos documents et remplacez complètement les signatures manuscrites ! Il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents RH, de les signer manuellement et de les archiver au format papier. La signature électronique de HRMAPS possède la même valeur que la version manuscrite et vous permet d’accélérer la signature des documents, de raccourcir les délais, de réduire les coûts de traitement et d’améliorer la performance des processus administratifs RH.

Diminution du délai de signature

Optimisation du taux de retour

Simplification des échanges à distance

Gain de temps dans l'échange de données

Diminution du risque de fraudes et de falsifications

Stockage numérique - Zéro papier

La signature électronique du contrat de travail dématérialisé

Le papier n’est plus la norme en matière de contrats et la présence n’est plus nécessaire pour signer ! En quelques clics, candidats, RH et direction procèdent à la signature électronique des documents. Une accélération des démarches administratives pour l’optimisation des processus de recrutement et l’amélioration de l’expérience candidat au sein de l’entreprise !

01. Sélectionnez le document à signer

02. Sélectionnez les signataires

03. Le document est envoyé pour signature selon le workflow défini

04. Récupération automatique dans le dossier du salarié des documents signés et stockage dans le coffre-fort My Primobox

La signature électronique des comptes rendus des entretiens

Entretien annuel, professionnel, bilan à 6 ans… Nul besoin d’imprimer les comptes rendus ! Toutes les parties concernées procèdent à la signature électronique en quelques clics. Une grande fluidité qui simplifie l’expérience collaborateur et limite les risques de litige.

01. Validation de l’entretien dans HRMAPS

02. Le PDF de l’entretien est envoyé pour signature selon le workflow défini

03. Récupération automatique du document signé dans le dossier du salarié

Signez vos documents RH avec HRMAPS !

Signature électronique en ligne sécurisée

Accélérez la signature des documents

Réduisez les délais de signature des documents

La signature électronique de HRMAPS permet d’éliminer les procédures administratives qui ralentissent la signature des documents. Ainsi, le processus de contractualisation est accéléré et les délais de traitement des documents sont raccourcis : impression, mise sous pli, délais postaux, relances…

Plus besoin d’imprimer les documents et d’imposer la présence physique des signataires, la signature électronique de HRMAPS permet de signer numériquement, en présentiel ou à distance, tous types de documents RH. Pas besoin de se déplacer, aucun échange physique obligatoire, les signataires peuvent signer n’importe où, n’importe quand !

Améliorez la traçabilité

Le module signature électronique de HRMAPS vous permet de mettre en place rapidement et en quelques clics un circuit de validation. Suivez en temps réel l’avancée des contrats en cours, relancez les signataires retardataires en un clic et soyez informés lorsque le processus est finalisé !

Dématérialisez vos documents

Les documents signés numériquement s’enregistrent automatiquement dans l’espace de gestion électronique de documents HRMAPS ou dans le coffre-fort numérique. Le stockage est automatisé, l’accès est simple et sécurisé !

Automatisez les signatures

Normalisez les processus de signature pour les gros volumes de documents fréquemment utilisés ! HRMAPS vous permet de configurer des modèles de workflows en mémorisant les documents, les emplacements de signatures électroniques, les signataires fixes et l’acheminement selon vos règles RH.

Sécurisez votre démarche contractuelle

HRMAPS garantit l’intégrité des documents signés et l’authenticité de l’identité du signataire. Après la signature électronique, vos documents sont scellés et un dossier de preuve horodaté est généré automatiquement.

Des fonctionnalités pensées pour fluidifier vos processus de signature

  • Signature électronique des documents

    • Signature certifiée conforme eIDAS
    • Horodatage conforme eIDAS
    • Signature visuelle
    • Génération automatisée du dossier de preuves

  • Suivi des signatures

    • Visibilité en temps réel de l’avancée des signatures en cours
    • Consultation des contrats signés, à signer ou expirés
    • Relance manuelle ou automatique des signataires

  • Stockage automatique des documents signés

    • Stockage des documents signés dans le coffre-fort électronique ou dans la GED
    • Archivage pendant 10 ans

  • Workflow de signatures

    • Normalisation des processus
    • Modèles de workflows illimités
    • Génération des workflows par lot de documents

  • Paramétrage avancé

    • Configuration des accès
    • Choix des signataires
    • Personnalisation du type de signature

Les cas d’usage de la signature électronique

  • Contrats de travail et documents de recrutement

  • Notes de frais

  • Accords de confidentialité

  • Lettres d'intention

  • Fiche d’évaluation

  • Formation

Signature électronique : cadre légal

La fonctionnalité signature électronique présente dans HRMAPS est développée par notre partenaire PRIMOBOX, Tiers de Confiance.

Vos documents signés dans HRMAPS sont conformes eIDAS, certifiés et horodatés par Primobox, et ont une valeur juridique reconnue en Europe.

Primobox-HRMAPS

La signature électronique de HRMAPS, soumise aux réglementations et obligations en vigueur, possède la même valeur qu’une signature manuscrite et est conforme à la loi du 13 mars 2000. Elle respecte les critères suivants :

  • L’identité du signataire est assurée / Garantit

  • Le document signé est infalsifiable et inaltérable

  • La signature est irrévocable

Signature électronique des contrats : pourquoi ?

À chaque recrutement ou départ d’un collaborateur, la signature manuelle engendre un flux important de paperasse qui exige l’impression et l’archivage méticuleux des documents (contrat, avenants, DPAE…). Cela ralentit le traitement des dossiers et multiplie les allers-retours sur le service RH.

La signature électronique est un procédé conforme à la réglementation européenne et française qui apporte une réelle aisance à la RH et fluidifie les tâches administratives. En quelques clics, candidats, RH et direction procèdent à la signature électronique des documents. Il est ensuite possible de les télécharger signés et horodatés.

Signature électronique des entretiens : pourquoi ?

Que cela soit dans le cadre d’un entretien annuel, professionnel ou à 6 ans, la signature électronique du compte rendu de l’entretien vous permet d’assurer la sécurité juridique de votre entreprise et de limiter les risques de litige (entre employeur et le collaborateur).

Nul besoin d’imprimer les comptes rendus ou de les envoyer par voie postale aux collaborateurs (en télétravail) ! En un clic, toutes les parties concernées procèdent à la signature électronique conformément à la réglementation.

Signature électronique : quelle est sa valeur juridique ?

Les signatures électroniques depuis le SIRH HRMAPS sont assurées par notre partenaire PRIMOBOX :

  • Signatures électroniques conformes eIDAS et adossées à des dossiers de preuves horodatées
  • Tiers de confiance certifié eIDAS pour la signature électronique et l’horodatage

Dématérialisez vos processus RH de bout en bout !

Générez vos documents RH directement en ligne : contrats, avenants, attestations, DPAE…

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